Website vertaling: Een goede werkprocedure

Een Website vertalen lijkt een indrukwekkende klus, tot dat er een duidelijke plan is. In de praktijk is het een actie die zeker wat tijd kost, maar helemaal niet ingewikkeld hoeft te zijn. Hier is een mogelijke werkproces voor een website vertaling. Die zich in de praktijk met veel van mijn klanten als een goede methode voor alle betrokken partijen heeft bewezen:

Stap 1: Selectie van teksten voor vertaling.
U neemt iets tijd en bekijkt heel goed uw website. Beslist welke inhoud voor uw Duits- of Engelstalige klanten met grote waarschijnlijkheid relevant zijn en welke minder t/m niet. Waar gewenst, kan ik u bij die keuze helpen, met uitleg. Bij deze stap maakt u vaak ook een keuze per wanneer u de vertaling van de website het liefst gedaan wilt hebben. Mede op basis van dat gewenste termijn zal ik mijn eigen werkplan voor de vertalingen maken.

Vaak kan een eenvoudige “landingspagina” al voldoende zijn. Dat wil zeggen: Een enkele pagina die in het Duits of Engels een korte introductie biedt, gevolgd door een paar essentiële gegevens zoals openingstijden en contact details. Uiteraard geldt echter ook: Hoe meer informatie u in een andere taal op uw website plaatst, des te beter kan men zich ook buiten Nederland een duidelijk beeld maken van uw product, dienst of project alvorens contact op te nemen. Dat kan u veel tijd en uitleg besparen.

Stap 2: Omvang en aard van teksten: Uw aanvraag.
Zodra u weet wat u vertaald wilt hebben, laat u mij zo duidelijk mogelijk het soort teksten zien. Dat kan in vorm van een Excel document zijn, die een lijst van URL’s bevat. Of in vorm van een collectie aan Word, Tekst of Excel documenten, waarbij ieder document de daadwerkelijk te vertalen teksten voor een bepaalde website afdeling bevat.

website vertaling howto

Een voorbeeld van een URL overzicht: Een eenvoudige lijst
met alle web locaties die vertaalrelevante teksten bevatten.

 

website vertaling howto 2

Voorbeeld van een set vertaalrelevante teksten, per e-mail aan mij gestuurd als vertaalopdracht.

Er zijn nog twee opties om mij vertaalrelevante bestanden te sturen of vertalingen van mij te ontvangen. Beide zijn gratis en zeer eenvoudig te gebruiken:

WeTransfer, een platvorm voor het snelle en ongecompliceerde delen van bestanden. Letterlijk middels een paar muiskliks. Tot 2GB mag men gratis versturen via deze platvorm. Belangrijk detail: WeTransfer is niet middels wachtwoord beveiligd, dat wil zeggen: Iedereen die na upload van uw documenten het per e-mail verstuurde link naar die bestanden te zien krijgt, toevallig of niet, kan ze ook zomaar van diens locatie bij WeTransfer ‘plukken’. Het gebeurd, voor zover mij bekend, zeer zelden in de praktijk zolang men iets oplet, maar het is technisch zeer makkelijk.
Slack, een functierijke platform voor online coöperatie, wel wachtwoord-beveiligd. Stuur mij een e-mail uitnodiging mits u al een team op Slack hebt. Of laat mij een speciale project account openen, voor de duur van ons vertaalproject.

Sommige klanten weten op het moment van hun aanvraag helemaal nog niet hoeveel er vertaald zal worden. Anderen hebben een duidelijk idee, toch zij geven de voorkeur aan een tekstselectie in fases. Men begint met een klein gedeelte en voegt er gaandeweg wat teksten erbij. Geen probleem! In zulke gevallen biedt zich een tarief per woord brontaal of per uur aan. Bij een project wiens omvang groter is of dat over een langere termijn zal gebeuren, zou ik ook een aparte factureer-en betaalschema af spreken met uw organisatie. 

Stap 3: Voorbereiding van mijn aanbod.
Ik ga alle ontvangen teksten bekijken. Inhoudelijk en qua hoeveelheid. Om het te verwachten omvang van het werk goed in te kunnen schatten, en daarop mijn vertaalaanbod te kunnen baseren. Waar u een lijst met URL’s heeft gestuurd, ga ik alle betreffende website pagina’s bekijken. Op basis van die evaluatie maak ik mijn aanbod en stuur ik u deze per e-mail toe.

Wij kunnen een prijs per woord brontaal afspreken, per uur of een vaste prijs voor het gehele werk. In alle gevallen krijgt u een heldere specificatie van mij, over wat bij mijn werk (al dan: niet) mee in is begrepen in het prijs.

Stap 4: Opdrachtbevestiging
U bekijkt mijn aanbod en deze algemene voorwaarden en mits u met beide akkoord gaat, laat u mij per e-mail weten dat het opdracht is bevestigd (of, waar niet: Welke vragen of wijzigingswensen u eventueel heeft).

Stap 5: Samenstelling teksten, start van het vertaalwerk.
Waar u een lijst met URL’s heeft gestuurd (in plaats van de teksten zelf in aparte bestanden), ga ik bij iedere URL het tekst die zich op de betreffende website sectie bevindt, in een aparte bestand kopiëren. Deze kopie dient mij vervolgens als bronversie voor mijn vertaalwerk.
Mits uw website op een zo genoemde CMS, een content management systeem, draait, zoals bijvoorbeeld WordPress.org of SiteCore, kan ik alle vertaalde teksten meteen ook direct in dat CMS zetten. En ook de passende menu items ervoor aanmaken. Alternatief: Ik stuur u alle vertaalden teksten als Word, tekst of Excel bestanden toe. U plaatst deze zelf in uw systeem, en maakt ook de menu items ervoor zelf aan.

Zodra de vertalingen bij mij een keer in bewerking zijn, is het een uitstekend idee om de teksten in hun bronversie tussentijds niet meer te wijzigen. Gebeurd dit tijdens het lopende vertaalproces, dan zullen bronversie en vertaling niet meer overeen komen. Uiteraard kunnen teksten altijd na de vertaling gewijzigd worden, zo vaak u maar wilt. Mits ik deze gewijzigde teksten dan later zal vertalen of editeren, zou ik voor dat werk eerst een nieuwe offerte maken.

Stap 6: Aflevering van de vertalingen en eventuele correctieronde.
Ik stuur u alle vertaalde teksten. Zodra dit is gebeurd, bekijkt u deze goed (of laat ze bekijken door iemand die hiertoe in staat is). Ontbreken er nog teksten, zijn er onduidelijkheden, tekstuele fouten? Laat het mij weten binnen 14 werkdagen en ik zal een gratis correctieronde doorvoeren.

Stap 7: Afsluiting van het project.
Alle vertalingen zijn geplaatst, de links aangepast en de nieuwe menu items zijn aangemaakt.
Uw website is in een nieuwe taal beschikbaar.
Ik stuur u mijn rekening over het vertaalproject.

Met het content management systeem WordPress heb ik bijzonder veel ervaring. Mijn eigen sites heb ik compleet met dat systeem gebouwd en onderhoud de websites sindsdien, ook met de hulp van talrijke plug-ins (toegevoegde functies). WordPress kan ik zeer aanbevelen.

Waar kunt u geld besparen bij de vertaling van uw website?
Met plezier zal ik de hele vertaalprocedure compleet voor u uitvoeren, zodat u zo weinig mogelijk tijd ermee kwijt bent! Bij een aantal van de hierboven genoemde stappen kunt u echter ook nog wat aan geld besparen, door deze gewoon zelf te (dan wel: laten) doen en mij alleen de vertaling te laten verzorgen. Preciezer, bij deze stappen:

1. Vertaalrelevante teksten zelf samen stellen
Heeft iemand binnen uw bedrijf zelf de tijd om alle vertaalrelevante teksten samen te stellen, die vervolgens in aparte documenten te kopiëren en op te sturen? Afhankelijk van de complexiteit van een website ben ik voor het zelf kopiëren van alle vertaalrelevante content en diens samenvatting in een Excel overzicht 1 tot enkele uren extra bezig. Los van het vertaalwerk wat dan nog moet beginnen.

2. Vertaalde teksten zelf in uw systeem zetten
Hier geldt hetzelfde als bij punt #1: Hoewel het plaatsen van vertaalde teksten binnen een mij goed bekende content management systeem vrij snel gaat, kost het ook mij een bepaalde minimum aan tijd. Het plaatsen van teksten in uw content management systeem plus het aanmaken van passende menu items en nieuwe URL’s zal ik daarom ook los van het vertaalwerk berekenen, op uurbasis.

3. Technisch – website op tijd (laten) voorbereiden voor meertalige versies
Wat gebeurd er met URL verwijzingen (links) binnen de vertaalde teksten?
Bij het vertalen van uw teksten zal ik altijd de links die binnen een tekst opduiken, aanpassen an diens respectievelijk Duitse of Engelse versie, waar een zulke existeert. En voor zover mij die speciale URL bekend is. ==> Zorg ervoor dat ik die informatie op tijd krijg, d.w.z. zolang het vertaalwerk nog loopt. Dan is het in het prijs inbegrepen. Ook hier volstaat een eenvoudige Excel overzicht “NL URL  | DE URL |  [EN URL]”.

Bij het hierboven omschreven stappenplan ga ik ervan uit dat uw website technisch al gereed is om teksten in meerdere talen te kunnen tonen.

Hoe krijgt u zo een meertalige site?

De meeste hedendaagse content management systemen, inclusief het gratis beschikbare WordPress.org, ondersteunen een bijzonder slimme, vaak gratis verkrijgbare en makkelijk toevoegbare functie: Een zo genoemde plug-in, middels die bestaande pagina’s kunnen worden voorzien van een tweling-versie, in een andere taal. Het plug-in zorgt daarbij ook ervoor dat de verbinding tussen die pagina’s overzichtelijk blijft. En men kan altijd vrij snel zien of er voor een bepaald gedeelte al een vertaling bestaat. Hier is meer uitleg. De site waarop u zich nu bevindt gebruikt naast WordPress.org ook het gratis verkrijgbare taal-plug-in Polylang. Ik ben zeer tevreden ermee, het werkt uitstekend, sinds jaren!

Hier is tevens het verschil tussen WordPress.com en WordPress.org. Belangrijk om te weten. Ultrakorte samenvatting: U heeft het meeste voordeel aan WordPress.org, met grote waarschijnlijkheid!

4. Gewenste correcties binnen 14 werkdagen doorgeven
Mits mij nodige correcties binnen 14 werkdagen na aflevering van mijn vertalingen schriftelijk (email is prima)  worden gemeld, is een correctieronde nog in het prijs inbegrepen. Mis deze kans niet, het is mooi mee genomen zoals men zo leuk in NL zegt. Soms zijn er achteraf nog kleine dingen die men net iets anders wil, of die nog beter kunnen. Correcties zijn snel gebeurd, mits ik de vraag erna binnen een tijdstip krijg met die ik qua planning ook rekening heb gehouden.

Hier zijn een paar voorbeelden van websites de ik voor klanten heb vertaald en waar meerdere talen vanaf dezelfde website toegankelijk zijn gemaakt, door middel van een taalselectie:

Bij andere website vertalingen wordt er een aparte site gemaakt voor de nieuwe taal. En krijgt de Nederlandse website een taalkeuze, waarbij de Duitse vlag dan naar de Duitse website leidt.
Een voorbeeld hiervan: Toerisme Flevoland. Ook hier is het CMS voor beide siteversies SiteCore.
Men wilde twee aparte website domeinen diens namen ook beter bij de landen zelf passen:

Nederlands: Ookflevoland.nl Duits: Flevoland.de
flevoland_nlookflevoland_de

Wie tevens ook zeer handige advies over het vinden en werken met goede vertalers heeft, is ATA, de American Translators Association. Zij hebben hierover een handleiding geproduceerd, beschikbaar in meerdere talen, zoals dat hoort voor zo een organisatie. U kunt het document gratis verkrijgen – hier is de Nederlandse versie en hier staan alle taalversies. Ik ben het niet met ATA eens wat de door hun geprezen zegeningen van machine translation (MT)  betreft, de vertaling door machines. Zij zijn een fervente voorstander ervan, op een manier die – uit mijn zicht – professionele vertalers niet bij hun werk helpt en ook naar belangenverstrengeling eruit ziet. En deze trend is het probleem met MT, niet de spannende en vaak nuttige technologie zelf. Hier is een interessant artikel erover (Engels), geschreven door een ervaren collega, een patent vertaler voor Japans-Engels, die volgens ATA eigenlijk blij zou moeten zijn met de recente ontwikkelingen. En hier is nog een prachtstuk van scherpe observatie, van hetzelfde auteur, die de jongste bizarre ontwikkelingen in de vertalerswereld omschrijft. Ik kan deze observaties 1:1 bevestigen. Toch maakt u zich een eigen beeld, stel ik voor. Mijn punt hier is: Die boven genoemden ATA guides zijn desalniettemin zeer bruikbaar, voor iedereen die niet dagelijks met het inkoop van vertalingen te maken heeft en toch een beslissing erover moet nemen.

Heeft u vragen of commentaar hierover? Laat het mij weten!

 

Download PDF